Europese aanbestedingen vormen de levensader van menig architectenbureau. Er zijn bureaus die met projectontwikkelaars optrekken en nog nooit een UEA-formulier hebben ingevuld. Andere gooien zich steeds weer in de strijd om via Europese aanbestedingen opdrachten binnen te halen en krijgen te maken met de onverbiddelijke regels die in de Aanbestedingswet staan.

Een veelvoorkomende vorm van aanbesteden is de niet-openbare aanbesteding. Dat klinkt ontoegankelijker dan het is. Niet-openbaar wil zeggen dat iedereen zich mag inschrijven en dat daaruit voor de uiteindelijke aanbesteding eerst een såelectie wordt gemaakt van meestal drie of vijf partijen die de daadwerkelijke inschrijving doen. Vanaf dat moment is de aanbesteding dus niet meer openbaar.

In de selectiefase moeten inschrijvers laten zien dat ze aan de geschiktheidseisen voldoen. De geschiktheidseisen zijn helder en bieden weinig onderhandelingsruimte. Niet kunnen voldoen is een directe diskwalificatie. Als je weet dat je niet aan de eisen kunt voldoen, heeft het geen zin om mee te doen. Er zijn er die het toch proberen, maar dat is zonde van je tijd, geld en energie.

Om de groep terug te kunnen brengen naar enkele interessante partijen, gebruiken opdrachtgevers aanvullende selectiecriteria. Vaak gaat het om ervaring met opgaven of expertise die in het vervolgtraject van de architect wordt verwacht. Of je kunt samenwerken en hoe je problemen oplost. Ook dit is geen rocket science. Bureaus die meedoen, weten zelf wat ze in hun mars hebben en kunnen vooraf bepalen wat hun score zal zijn. Bij één onderdeel van deze aanvullende selectiecriteria is de te verwachten score niet zo duidelijk.  Dat is het moodboard of het referentiebord dat bij architectuuraanbestedingen in de selectiefase steeds meer gewicht krijgt.

Op moodboards moeten architecten met eigen werk op een visuele manier laten zien dat ze in staat zijn het gebouw neer te zetten dat de opdrachtgever voor ogen staat. Niet het ontwerp zelf, maar de ambities die de opdrachtgever in het project heeft. Tot een paar jaar geleden konden architecten volstaan met enkele foto’s die ze bij hun referentieprojecten voegden. Tegenwoordig verwachten opdrachtgevers woonprogramma-achtige sfeerbeelden waar ze op slag verliefd op kunnen worden. Met opdrachtgevers bedoel ik de delegaties van soms meer dan twintig professionals en gebruikers die cijfers mogen uitdelen.

Beoordelaars behoren goede instructies te krijgen over hoe ze referentieborden moeten beoordelen, maar wie weleens zulke beoordelingen onder ogen heeft gekregen, kan niet anders concluderen dan dat de onderbuik veel meer gewicht in de schaal legt dan het verstand. Waar in de selectieleidraad opdrachtgevers aangeven wat zij in de moodboards willen zien, waarderen sommige beoordelaars de plaatjes op basis wat zij zelf wel of niet mooi vinden. Vooral de gebruikers bekijken de moodboards alsof zij naar hun toekomstige huisvesting zitten te kijken. Zij beoordelen het referentieboard als ontwerprichting van het uiteindelijke resultaat en dat mag wettelijk niet eens. Ontwerp is een onderdeel van de gunningsfase die op de selectiefase volgt.

Er schort veel aan het referentiebord. Een beoordeling op objectieve maatstaven blijkt om verschillende redenen in de praktijk niet altijd goed te maken. Grote groepen beoordelaars, niet-professionele beoordelaars, vage ambities, het maakt architectenbureaus onzeker omdat ze op basis van zachte beoordelingscriteria als de onderbuik nooit precies weten welke snaar ze moeten raken. Daar komt bij dat bureaus niet altijd beeldmateriaal hebben om alle ambities te kunnen visualiseren.

Aangezien inschrijvende bureaus vrijwel allemaal aan geschiktheidseisen kunnen voldoen, bepalen moodboards vrijwel volledig de volgorde van de scores. Dat is fijn voor bureaus die lekkere foto’s hebben die eigenlijk altijd wel in de smaak vallen. Maar moeten alle bureaus nu ook fotografen op pad gaan sturen om alle trends van dit moment in pakkende beelden vast te leggen in hun gebouwen? Daarmee is maar een deel van het probleem opgelost.

Ik denk dat aanbestedingen zeker in de selectiefase terug moeten gaan naar heldere projectfoto’s niet vertaald naar een ambitiedocument maar in hun oorspronkelijk context waarop professionele beoordelaars bepalen of de architect geschikt is en zij hun vertrouwen uitspreken. Dat lijkt me een eerlijkere basis om tot de ideale match tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te komen en bespaart architectenbureaus een hoop geploeter. Belangrijk is dat bureaus op waarde geschat kunnen worden en niet tegen een subjectieve beoordeling van mensen aanlopen die van heel andere zaken verstand hebben dan van gebouwen ontwerpen. Andere ideeën?

Rolf de Boer